環保實用鄭州無紙化會議系統解析，鄭州無紙化會議系統由鄭州宇環科技提供
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一到年底，各個公司和機構往往都會陷入“文山會海”的煎熬：部門總結會、公司年會、行業論壇、年度頒獎……，這對于會務組織者和參會者而言，都意味著巨大工作量，對于老板而言，則意味著巨大的成本管理，如何高效組織、便捷執行、降低成本？這在過去都是明知有問題卻無解決方案的“頑疾”！但是進入移動互聯時代，這將不是問題了。調查顯示，若選擇一款好用的移動會務APP，可以將會務人員減少到1/5的人力投入，提升5倍的工作效率。同時，無紙化移動會務還能減少資源浪費，節約成本，移動應用APP將成大型會展的標配。
安全、繁瑣、浪費，傳統會務的三大痛點
一年一度的環保部全國環境信息技術與應用交流大會組織者之一、國家環保部信息辦主任李國良先生對此深有感觸，過去沒有移動會務應用時，組織一個參與單位達200多家的大會，會務組恨不得手腳并用，馬不停蹄地忙活。會議場地的選定、參會名單的確認和通知、與會嘉賓的航班時間確認、參會者的飲食習慣等事無巨細的背后是繁瑣的辦會流程和巨大的工作量。
而對于參會人員來說，報名聯絡流程復雜，會前排隊簽到體驗差，坐在后排看不清大屏幕投影上的內容，會議材料太多，來不及翻看，會后還需要攜帶大量紙質資料回去。如何輕松的參加一場會議是每個參會人員的心聲。
而且，大型會務所帶來的資源浪費、環境污染都是問題。據悉，美國人每天要開1100萬次會議，這種非生產性活動的成本高達每年370億美元，相當于蘋果公司在中國的全年收入。相比美國，我國人口眾多，會務量遠遠超過美國。我國近年來一直提倡厲行節約、務實高效、規范管理、合理安排會議費，嚴格控制會議數量、規模的會務理念。傳統的會議模式對紙的浪費非常大，跟節約型政府的理念不符，怎樣才能做到既節約又高效呢？
而且對于一些涉及到信息保密的大會，對會議的安全性要求會很高，普通會務安排如何保障紙質機密信息不被泄露、公共平臺上的信息不被拷貝轉發？
市場需求催生無紙化移動會務
市場需求催生產品創新，保障信息安全、提高組織效率、降低會務成本、便捷各方使用的無紙化移動會務浮出水面。
從2013年開始，全國兩會就開始無紙化，大量紙張文稿，文件、資料、提案不再出現在參會人員的面前，大會統一發放密碼函件，大家籍此密碼上網查詢。此后全國政府會議陸續開啟無紙化會議系統，無紙化會議作為無紙化辦公的重要支撐環節，迎來了大發展。近幾年來，從普通紙筆到信息查詢終端、智能手機、再到平板電腦等移動終端，很多全國性的大型會議處處可見科技信息化的新“元素”，顯而易見，電子化、信息化、無紙化的會議無疑再次成為熱點。
無紙化會議的幾大意義在于：一是提升會議效率，每個人的時間都是寶貴的，無紙化會議減少會議籌備時間，促進參會人會議內容審閱速度等各功能有助于加快會議進程。有數據顯示，使用無紙化會議系統將比傳統會議提高效率30-50%。二是節約成本環保低碳，數據顯示，2013年全國政協會議將會議簡報、大會發言報告等紙質印刷品，全部替換成電子資料，僅此一項，開幕式當天就節省了會議支出約200萬元。三是與時俱進的會務理念與國際接軌，更具時效性和安全性。
有必要說明的是，很多無紙化會議模式其實是固定的，即開會中使用互聯網電子化。而移動無紙化會議從籌備會議最初到結束會議之后，全程陪伴，實現對會議流程，會議管理，會議安全，會議決策智能化。注重用戶體驗，會議管理者的操作性和便捷性，在賬戶安全、文件傳輸上都實現一種安全的保障機制。所以，動無紙化會議更受到會議組織者所關注，而且從大的趨勢來講，這也正好與現階段提倡的“大力推進電子公文交換和移動辦公，提高辦公無紙化水平”相符合。隨著移動無紙化會議技術的不斷進步，技術推進無紙化會議的普及進程已經勢不可擋。
藍信 移動會務的領跑者
不久前，在2016年的環保部全國環境信息技術與應用交流大會組織過程中，全程使用了藍信移動會務平臺，環境保護部信息中心網站室主任李國良先生也告訴記者：“藍信平臺的使用，不僅把參會者從資料的“紙堆”里解脫出來，也為會務組織者減少了大量繁復的工作。人手一個藍信APP，小到報名、會議時間通知、會后資料查閱，大到分組討論交流……藍信APP一應俱全，讓會務360度無死角，大家更輕松便捷的開會�！�
藍信移動會務之所以受到大型會議組織者的歡迎，究其原因是藍信移動會務做到了會務組織工作前、中。后三個階段的細節管理。
會前有著高效會務籌備，藍信移動會務能夠實時精準地向每個參會人員手機推送會議通知及會議議程，參會人員通過手機端實時在線報名，并能實現個性化需求的互動，同時，也可以通過這個平臺查詢往屆會議的詳細資料。
會中提供便捷會務體驗，增加了與會者之間的互動，增強了會議效果，實時掌握會議動態。分組討論、實時共享、動態直播等功能，即便是沒有親臨現場的同事也能實時在線參與會議的議程。
會后有著全面會后總結，且各地參會人員依然可以通過藍信APP聯系溝通。會議中線上傳輸的圖文消息、視頻、文檔等資料將自動歸檔，并在云端永久保存，不刪號、不刪檔，參會人員能夠隨時查看。
至今，藍信服務過的大型客戶眾多，包括中國國電集團、上交所、新華社、以及中央各大部委、政府機構，用戶人數總量超過400萬。這些政府機構、超大型企業內部會議都使用了藍信移動會務功能，2016年廣東省人大會議也使用了藍信移動會務來組織會議。這種高效快捷的會務工具，得到了這些大型機構的高度認可。作為全國唯一通過等保三級安全認證的藍信，也使得主辦方對會議信息安全不用再操心，從服務客戶的質量和數量而言，藍信無疑已經成為移動會務領域的領跑者。